Sectoren · Transport & logistiek
Administratie automatiseren in transport, grip op de heffing
Bij transporteurs lekt de marge niet weg op de weg maar op kantoor: ritadministratie, facturatie en sinds 1 juli de registratie rond de vrachtwagenheffing. Wij herbouwen die administratie tot één stroom, terwijl uw planning gewoon doordraait.
Reken het zelf uit
Wat kost handwerk u per jaar?
Drie schuiven, uw eigen situatie. De uitkomst is een indicatie van wat kantoorwerk u jaarlijks kost en wat er realistisch uit kan.
Indicatie op basis van uw invoer
Rekenvoorbeeld: 4 kantoormedewerkers × 3 uur administratie per dag × 220 werkdagen × € 38 per uur = € 100.320 per jaar. Realistisch te besparen: € 30.000 tot € 50.000 per jaar.
Rekent met 220 werkdagen en € 38 per kantooruur (loonkosten). Dit is een indicatie; de Cost-Stack X-ray meet uw werkelijke uren en systemen en zet er een gegarandeerd bedrag onder.
Wat levert administratie automatiseren een transportbedrijf op?
Kort antwoord: bij een gemiddeld transportbedrijf met vier kantoormedewerkers die elk drie uur per dag aan administratie kwijt zijn, kost dat handwerk circa 100.000 euro per jaar aan loonkosten. Daarvan is 30 tot 50% realistisch te besparen door de administratie opnieuw te bouwen als één stroom, van boordcomputer tot verstuurde factuur. Niet met een extra tool erbovenop, maar door de dubbele invoer eruit te halen. De rekensom hieronder maakt het concreet voor uw eigen situatie.
Een transportbedrijf van 25 wagens heeft gemiddeld drie tot vijf mensen op kantoor die een groot deel van hun dag kwijt zijn aan overtypen: ritten uit de boordcomputer naast uren uit de app, toeslagen uit de mail naast tarieven uit het contract. Elk systeem klopt op zichzelf, maar niets sluit op elkaar aan. Dat is geen personeelsprobleem, het is een structuurprobleem.
Wij lossen het niet op met een extra tool erbovenop, maar door de administratie opnieuw te bouwen als één stroom: van boordcomputer tot verstuurde factuur, met AI op de plekken waar hij echt werk overneemt. Het oude systeem draait mee tot de nieuwe versie bewezen beter is, dus de planning staat geen dag stil.
Wij bouwen op wat u al heeft: boordcomputers (o.a. Transics, Trimble, Webfleet), uw boekhouding (Exact, AFAS, e-Boekhouden) en uw planningpakket. Niets hoeft vervangen; de stroom verbindt ze.
Waar het werk dubbel loopt
Vier processen die vrijwel overal handwerk zijn
Ritadministratie
Ritten uit de boordcomputer, uren uit de app, toeslagen uit de mail: drie bronnen die met de hand bij elkaar komen voordat er één rit gefactureerd kan worden.
Facturatie
Van afgeronde rit naar verstuurde factuur zitten controlestappen die dagen kosten. Elke dag ertussen is werkkapitaal dat bij uw opdrachtgever staat.
Planning ↔ systemen
De planning weet dingen die de administratie opnieuw intypt. Dubbele invoer is de grootste stille kostenpost in de sector.
Heffing-administratie
De vrachtwagenheffing (live sinds 1 juli 2026) voegt registratie, controle en terugvordering toe. Wie dat handmatig doet, betaalt twee keer.
Grip op de heffing, concreet
De vrachtwagenheffing (gemiddeld 16,7 cent per kilometer op de heffingswegen) is sinds 1 juli 2026 een feit. De kosten zelf kunt u niet wegautomatiseren; de administratie eromheen wel. In de herbouwde stroom is de heffing-registratie een bijproduct van de ritadministratie: per rit wordt geregistreerd wat heffingsplichtig was, de controle op de facturatie van de tolaanbieder loopt automatisch mee, en de doorbelasting aan uw opdrachtgevers zit in dezelfde factuurstroom. In de rekensom hierboven telt elke wagen daarom mee voor een kwartier registratie-administratie per week.
3,5 uur
minder administratie per dag bij een 45-mans transportbedrijf, na herbouw van de orderstroom. Het oude systeem draaide mee tot de nieuwe versie bewezen beter was.
Sectorvoorbeeld uit onze analysepraktijk; uw eigen cijfers komen uit de Cost-Stack X-ray.
Zo werkt dat in de praktijk. We beginnen met de Cost-Stack X-ray: een betaalde analyse die uw softwarestack en de werkelijke kantooruren doormeet en daar één euro-bedrag onder zet. Daarna herbouwen we het proces via Shadow Rebuild, naast uw draaiende systemen, en schakelt u pas over als de nieuwe stroom bewezen beter is. Haalt een oplevering de geprojecteerde besparing niet, dan werken we door tot het er wel is. Dat is geen belofte op een slide, het is hoe het contract in elkaar zit.
U werkt rechtstreeks met de drie founders van Struon, niet met een junior op afstand. Elke aanpak die hier staat is bij echte bedrijven gebouwd en bewezen voordat hij bij u landt.
Veelgestelde vragen
Wat kost administratie bij een transportbedrijf?
Reken met de kantoorbezetting: elke medewerker die drie uur per dag aan administratie besteedt, kost daarmee circa 25.000 euro per jaar aan loonkosten (220 werkdagen, 38 euro per uur). Bij vier medewerkers is dat ruim een ton per jaar, nog los van fouten en gemiste facturatie.
Hoe automatiseer je ritadministratie?
Niet door een tool naast de bestaande systemen te zetten, maar door de bronnen te koppelen: boordcomputer, urenregistratie en tariefafspraken voeden één stroom die de rit compleet maakt en de factuur klaarzet. De controle blijft menselijk, het overtypen verdwijnt.
Wat betekent de vrachtwagenheffing voor mijn administratie?
Sinds 1 juli 2026 komt er per rit registratie, controle en waar van toepassing terugvordering bij. Wie dat handmatig bijhoudt, voegt structureel kantoorwerk toe bovenop de heffing zelf. Geautomatiseerd is het een bijproduct van de ritadministratie.
Wat kost het automatiseren van transportadministratie?
Een gedegen analyse (de Cost-Stack X-ray) kost in de markt 2.000 tot 5.000 euro en zet een gegarandeerd besparingsbedrag onder het traject. De herbouw zelf hangt af van de scope; de besparing van 30 tot 50% op administratiekosten is de norm waar wij ons aan committeren.
Aan de slag
Guiding the
transformation
Benieuwd wat een eigen AI-brein voor je organisatie betekent? Plan een vrijblijvend gesprek en we laten zien hoe de stack in de praktijk draait.
Wij nemen binnen één werkdag contact met je op voor een kennismaking.